Sygnalistą może być osoba fizyczna, która w kontekście związanym z pracą uzyskała wiedzę o naruszeniu.
Kontekst związany z pracą należy rozumieć jako: przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki.

W szczególności naruszenie może zgłosić:

• pracownik,
• pracownik tymczasowy,
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej),
• przedsiębiorca,
• prokurent,
• akcjonariusz lub wspólnik,
• członek organu statutowego,
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
• stażysta, wolontariusz lub praktykant,
• inna osoba wykonująca czynności na rzecz Spółki,
• osoba fizyczna (wymieniona powyżej) przed nawiązaniem stosunku pracy lub gdy taki stosunek już ustał.

• Pisemnie (e-mail): na adres ZglosNaruszenie@pekaoleasing.com.pl,
• Pisemnie (listownie): na adres siedziby Spółki, ul. Żubra 1, 01-066 Warszawa, z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia – PEKAO LEASING Sp. z o.o. – Poufne”,
• W przypadku zgłoszenia dotyczącego członka Zarządu: pisemnie na adres siedziby Spółki (ul. Żubra 1, 01-066 Warszawa), do rąk: „Przewodniczącego Rady Nadzorczej Spółki” z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia – PEKAO LEASING Sp. z o.o. – Poufne”,
• Ustnie (Teams): za pośrednictwem aplikacji Teams w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie,
• Ustnie (Spotkanie): w trakcie bezpośredniego spotkania z pracownikiem Zespołu Zgodności, Ryzyka Operacyjnego i Polityki Antyfraudowej Pekao Leasing – dalej „ZZROPA”.

Bezpośrednie spotkanie z pracownikiem ZZROPA, organizowane jest na wniosek złożony przez sygnalistę z wykorzystaniem jednego z kanałów zgłoszeń opisanych wyżej, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Spotkanie jest przeprowadzane w siedzibie Pekao Leasing Sp. z o.o., a w wyjątkowych przypadkach – również, na odpowiednio umotywowany wniosek sygnalisty, w innym miejscu uzgodnionym z sygnalistą. Za zgodą sygnalisty, zgłoszenie jest protokołowane przez pracownika ZZROPA. Sygnalista może sprawdzić, poprawić i podpisać protokół spotkania. Wniosek złożony w formie pisemnej stanowi załącznik do protokołu.

Zgłoszenie naruszenia może być anonimowe. Sygnalista może też podać swoją tożsamość. W sytuacji, gdy pomimo zgłoszenia anonimowego, tożsamość sygnalisty zostanie poznana na podstawie treści zgłoszenia lub podjętych czynności, podlega ona ochronie przewidzianej w przepisach prawa oraz Procedurze.

Spółka umożliwia zgłaszanie naruszeń w sposób zapewniający sygnaliście ochronę przed działaniami odwetowymi. W Spółce obowiązuje zakaz podejmowania wobec sygnalisty, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanych z sygnalistą, działań odwetowych czy też próby lub groźby zastosowania takich działań. Ochrona przed działaniami odwetowymi ma miejsce także wtedy, gdy w toku rozpoznania okaże się, że zgłoszenie było złożone w dobrej wierze, ale okazało się bezzasadne.

• rozpatrzenie każdego zgłoszenia – również w przypadku, gdy zostanie złożone anonimowo,
• zachowanie w poufności jego danych osobowych (informacji, na podstawie których można zidentyfikować tożsamość),
• ochronę przed działaniami odwetowymi (w przypadku obawy o takie działania, sygnalista może to zgłosić jednym z kanałów),
• przeprowadzenie postępowania weryfikującego w sposób terminowy, rzetelny i kompleksowy,
• informację o przyjęciu zgłoszenia oraz informację zwrotną o wyniku postępowania.

W celu stworzenia dodatkowej motywacji do dokonywania zgłoszeń w Spółce wprowadzono system zachęt:

• wsparcie psychologiczne w celu poradzenia sobie ze stresem wywołanym złożeniem zgłoszenia,
• czasową możliwość przesunięcia sygnalisty do innej pracy lub zapobieżenie bezpośrednim kontaktom z osobą, której dotyczy zgłoszenie,
• możliwość świadczenia pracy zdalnej w pełnym wymiarze przez czas uzgodniony z sygnalistą (jeśli rodzaj pracy na to pozwala),
• możliwość zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (na czas postępowania, z obowiązkiem stawiennictwa na wezwanie),
• możliwość przeniesienia sygnalisty do innej jednostki organizacyjnej (gdy zgłoszenie okaże się zasadne).

• Postępowanie weryfikacyjne prowadzone jest przez Spółkę i kończy się wydaniem raportu akceptowanego przez Zarząd (lub Radę Nadzorczą).
• Sygnalista otrzymuje:
  • potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od daty wpływu,
  • informację zwrotną o wyniku postępowania w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące.
• Prowadzący weryfikację informuje sygnalistę o zachowaniu w poufności jego danych. Ujawnienie danych osobom trzecim jest możliwe wyłącznie za zgodą sygnalisty.
• W przypadku uznania zgłoszenia za zasadne, wydawane są zalecenia naprawcze, dyscyplinujące oraz zapobiegawcze.

Wszelkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z RODO oraz przepisami wewnętrznymi. Informacje zgromadzone w związku z rozpoznaniem zgłoszenia przechowywane są wg następujących zasad:

Negatywna weryfikacja:
Dane osobowe zawarte w zgłoszeniu są niezwłocznie usuwane. Inne informacje o zgłoszeniu przechowywane są przez 5 lat.

Pozytywna weryfikacja:
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Postępowania sądowe lub prawne:
W przypadku toczącego się postępowania przygotowawczego, sądowego lub sądowo-administracyjnego, dane są przetwarzane do prawomocnego zakończenia postępowania, a w przypadku egzekucji – do czasu jej zakończenia i przedawnienia roszczeń.

Dane zbędne:
Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy.

Po upływie wskazanych okresów dokumenty wytworzone w formie papierowej są, odpowiednio, anonimizowane lub niszczone, zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami.

• Zgłoszenia dotyczące prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu mogą być zgłaszane do GIIF.
• Można również zgłosić do GIIF przypadki działań odwetowych.

• Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego.
• Zgłoszenie zewnętrzne to przekazanie informacji o naruszeniu Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu.
• Sygnalista dokonujący takiego zgłoszenia podlega ochronie przed działaniami odwetowymi na zasadach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów.